A partir del 1 de septiembre de 2026, entra en vigor la Orden ISM/541/2026, que amplía los supuestos en los que la Seguridad Social notificará de forma exclusivamente telemática a las personas trabajadoras. Las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social son un paso más en la digitalización de la Administración y suponen la sustitución del correo postal por comunicaciones a través de la Sede Electrónica.
Este cambio implica una obligación importante para el trabajador, pero también genera consecuencias directas en la gestión diaria de las empresas. Por ello, es fundamental conocer qué cambia, qué procedimientos están afectados y qué plazos deben vigilarse.
¿Qué cambia con las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social?
La principal novedad es la obligación de relacionarse electrónicamente con la Administración en determinados procedimientos.
Hasta ahora, este sistema ya se aplicaba en:
Nacimiento y cuidado del menor.
Riesgo durante el embarazo.
Riesgo durante la lactancia natural.
Desde el 1 de septiembre de 2026, las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social se amplían a las citaciones, requerimientos, resoluciones y propuestas relacionadas con:
Incapacidad temporal (IT): quienes la soliciten o la estén cobrando.
Incapacidad permanente (IP): quienes estén inmersos en el procedimiento.
Lesiones permanentes no incapacitantes (LPNI).
Se mantienen salvaguardas para las personas con dificultades de acceso a medios electrónicos, incluida la asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS).
¿Son válidos los avisos por SMS o correo electrónico?
No. Un SMS o un correo electrónico son únicamente un aviso informativo de que existe una notificación pendiente.
La comunicación con validez legal es siempre la que aparece publicada en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Por seguridad frente al phishing, la forma más fiable de comprobar si existe una notificación es acceder directamente a la Sede Electrónica escribiendo la dirección oficial en el navegador, en lugar de pulsar enlaces recibidos por SMS o correo electrónico.
Notificaciones electrónicas de la Seguridad Social: el plazo clave es de 10 días naturales
Uno de los aspectos más importantes del nuevo sistema es el plazo para acceder a las notificaciones.
Los 10 días naturales empiezan a contar desde que la notificación se pone a disposición del interesado en la Sede Electrónica.
Si transcurren esos 10 días sin que el interesado acceda al contenido, la notificación se da por practicada, con los mismos efectos legales que si hubiera sido leída.
Esto significa que los plazos para presentar alegaciones, aportar documentación o acudir a una revisión médica empiezan a correr igualmente, se haya abierto o no la notificación.
Por este motivo, es recomendable comprobar cuanto antes que se dispone de un sistema de identificación válido, como certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve, y mantener actualizados el teléfono móvil y el correo electrónico de contacto con la Administración.
¿Por qué las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social también afectan a las empresas?
Aunque la notificación llega únicamente al trabajador y la empresa sigue recibiendo sus comunicaciones habituales a través del Sistema RED y los ficheros FIE, las consecuencias de una notificación no atendida a tiempo pueden repercutir directamente en la gestión empresarial.
Entre ellas se encuentran:
Altas médicas y reincorporaciones.
Revisiones de prestaciones.
Procesos de incapacidad permanente.
Cambios en situaciones de incapacidad temporal.
Gestión de nóminas y cotizaciones.
Cumplimiento de citaciones y requerimientos administrativos.
Impacto económico y organizativo en la empresa.
En la práctica, la empresa dependerá cada vez más de que el trabajador comunique estas resoluciones con rapidez. Por ello, las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social hacen especialmente importante contar con una buena coordinación interna.
Qué pueden hacer las empresas ante las nuevas notificaciones electrónicas de la Seguridad Social
Desde el departamento Laboral de RBH Global recomendamos revisar los procedimientos internos antes del 1 de septiembre de 2026:
1. Informar a la plantilla
Informar a los trabajadores de que determinadas comunicaciones dejarán de llegar por correo postal y deberán consultarse periódicamente en el Buzón Electrónico.
Debe reforzarse especialmente la obligación de informar en estos supuestos:
Alta médica del INSS a los 12 meses y resolución denegatoria de incapacidad permanente, ambas con obligación de reincorporación al día hábil siguiente a la notificación.
Plazos para interponer reclamaciones previas ante disconformidad con resoluciones del INSS.
Resolución de perceptor de indemnización por lesiones permanentes no incapacitantes.
Validación de recaídas del INSS.
2. Establecer canales internos ágiles
Establecer canales internos ágiles para que el trabajador comunique de inmediato cualquier resolución relacionada con una incapacidad.
3. Facilitar el uso de sistemas de identificación electrónica
Fomentar el uso de certificado electrónico o Cl@ve e impartir formación básica sobre el manejo de la Sede Electrónica.
4. Verificar la situación administrativa
Verificar siempre la situación administrativa actual antes de tramitar una reincorporación o modificar una nómina.
Impacto de las notificaciones electrónicas en la prevención de riesgos laborales
Conocer cuanto antes una resolución de incapacidad temporal o permanente permite planificar mejor las reincorporaciones, valorar la aptitud del trabajador para su puesto y adoptar medidas de adaptación cuando existan limitaciones derivadas de una enfermedad o un accidente.
La coordinación entre trabajador, empresa y servicio de prevención será clave para evitar retrasos y gestionar estas situaciones con eficiencia.
Checklist: qué debe revisar cada parte antes de septiembre de 2026
Si eres trabajador
Revisa que tus credenciales digitales, como certificado electrónico, DNI-e o Cl@ve, estén vigentes.
Consulta periódicamente SEDESS o DEHÚ, donde se unifican las notificaciones de organismos públicos, respetando los plazos.
Informa a tu empresa de cualquier notificación recibida que afecte a tu actividad laboral.
Si eres empresa
Informa a la plantilla y establece canales internos ágiles y seguros para el traspaso de información.
Presta atención a las comunicaciones no abiertas por los trabajadores: se consideran notificadas a todos los efectos igualmente.
Anticípate especialmente en los supuestos de alta médica del INSS a los 12 meses, propuestas o denegaciones de incapacidad permanente, reclamaciones previas y recaídas.
Preguntas frecuentes sobre las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social
¿Desde cuándo se aplican las nuevas notificaciones electrónicas de la Seguridad Social?
Desde el 1 de septiembre de 2026, en virtud de la Orden ISM/541/2026.
¿A qué procedimientos afectan las nuevas notificaciones electrónicas?
A las citaciones, requerimientos, resoluciones y propuestas relacionadas con incapacidad temporal (IT), incapacidad permanente (IP) y lesiones permanentes no incapacitantes (LPNI).
¿Qué ocurre si no abro una notificación de la Seguridad Social?
Si pasan 10 días naturales desde su puesta a disposición sin que se consulte, se considera notificada a todos los efectos legales. Los plazos asociados, como alegaciones, aportación de documentación o revisiones médicas, empiezan a correr igualmente.
¿La empresa recibe directamente las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social?
No. Las notificaciones van dirigidas al trabajador. Sin embargo, las consecuencias de una gestión tardía pueden afectar directamente a la empresa en cuestiones como altas médicas, reincorporaciones, nóminas, cotizaciones y otros procesos laborales.
¿Es seguro acceder a una notificación desde el enlace de un SMS o correo electrónico?
No se recomienda. Ante el riesgo de phishing, lo más seguro es acceder directamente a la dirección oficial de la Sede Electrónica de la Seguridad Social escribiéndola en el navegador, en lugar de utilizar enlaces recibidos por SMS o correo electrónico.
RBH Global le ayuda a adaptarse a las nuevas notificaciones electrónicas de la Seguridad Social
Si tu empresa necesita adaptar sus procedimientos internos a este cambio normativo, en RBH Global contamos con un equipo especializado en derecho laboral y de la Seguridad Social.
Analizamos el impacto de las nuevas notificaciones electrónicas de la Seguridad Social en la gestión laboral de las empresas y ayudamos a establecer procedimientos adecuados para evitar retrasos y cumplir correctamente los plazos administrativos.
Contacta con nosotros para resolver tus dudas y preparar a tu empresa antes de la entrada en vigor del nuevo sistema.